055 301 53 19
info@excellenttrainers.nl
Beurs organiseren? Zo vermijd je chaos en haal je wél resultaat
Een beurs organiseren is als een groot project met veel bewegende delen. En eerlijk? Het kost bakken energie. We werken keihard. Want als het misgaat, ziet iedereen het. Dus buffelen we door. Ook ’s avonds. Ook in het weekend. Zonder structuur wordt een beurs taai en frustrerend. Het vreet energie van het team, drukt op de omzet en zorgt voor onrust. En dat terwijl er al zoveel inspanning in zit.
In dit artikel lees je:
- Wat de grootste fouten zijn bij het organiseren van een beurs
- Hoe je voorkomt dat het project je opslokt
- Hoe een roadbook, duidelijke doelen en een getraind team het verschil maken
De 4 grootste fouten
1. Te laat gestart
Een veelgemaakte fout bij het organiseren van een beursstand: uitstellen. Want het is lastig, dus schuiven we het vooruit. Maar het blijft in je hoofd knagen. Gevolg? Laat starten, gebrekkig draagvlak en een team dat ongefocust te werk gaat.
Zonde. Want een beurs kost geld, tijd en energie. Maar zonder goede voorbereiding blijft de opbrengst flinterdun.
2. Vage doelen = vage resultaten
Wat wil je bereiken op de beurs? “Veel nieuwe klanten” is te vaag.
Heldere doelstellingen zijn cruciaal voor je beursorganisatie. Denk aan:
- Aantal gekwalificeerde leads per dag
- Aantal gesprekken met specifieke doelgroepen
- Aantal concrete afspraken na de beurs
Zonder dit soort doelen dobbert je team maar wat rond — en dat zie je terug in het resultaat.
3. Alleen dobberen
Vaak wordt het projectmanagement van de beurs neergelegd bij een marketing- of communicatiemanager. Prima op papier, maar niet iedereen heeft aanleg voor plannen en structureren.
Wil je rust in de voorbereiding? Laat iemand de projectorganisatie van de beurs strak trekken. Denk in stappen. Denk in taken. Denk in mensen.
4. Geen overzicht van wat er moet gebeuren
Wat moet er allemaal geregeld worden? Wie doet wat? Wanneer?
Veel mensen weten simpelweg niet waar ze moeten beginnen bij het beurs organiseren. Daardoor ontstaat onrust. Je mist deadlines. Je verliest grip. En dat merk je aan het eindresultaat.
Een goed roadbook: jouw geheime wapen
Een roadbook voor de beurs maken is dé manier om overzicht te houden.
Zie het als een navigatiesysteem voor je team. Iedereen weet wat er moet gebeuren, wie waar is, wanneer er wordt geluncht en welke doelen er zijn.
Wat zet je erin?
- Doelen van de beurs én per persoon
- Dagplanning met tijdsloten
- Taken, verantwoordelijkheden en aanspreekpunten
- Smoelenboek met mobiele nummers
- Beursetiquette: wat mag wel, wat mag niet
- Praktische zaken: parkeren, catering, plattegrond
Download onze gratis beursvoorbereiding checklist
Standbemanning trainen = verschil maken op de vloer
Een getrainde standbemanning bepaalt of mensen blijven staan of snel doorlopen.
Je team moet weten:
- Hoe je bezoekers aanspreekt
- Hoe je doorvraagt en kwalificeert
- Hoe je gesprekken afrondt met een concrete actie
- En hoe je opvolging al tijdens de beurs voorbereidt
Efficiënt een groot project organiseren: zo doe je dat
Een beurs is geen flyeractie. Het is een groot project organiseren met meerdere deadlines, mensen en details. Maar dat betekent niet dat het moeilijk hoeft te zijn.
Gebruik tools zoals Outlook, Notion of zelfs een simpele map met tabbladen. Begin met het einddoel en werk terug. Breek het project op in duidelijke blokken. Koppel acties aan mensen. En plan rustmomenten in.
Klaar om je volgende beurs wél succesvol te organiseren?
Je hoeft het niet alleen te doen. Onze experts helpen je om jouw beurs slim, efficiënt en effectief aan te pakken. Van projectorganisatie beurs tot training van je team.
Plan een vrijblijvend adviesgesprek:
We komen graag eens koffie drinken en maken voor jou inzichtelijk waar jouw kansen op verbeterd salesrendement liggen! Neem contact op via ons formulier of telefonisch via 055 - 301 53 19.
Goede zaken toegewenst!
