18. TimeManagement 20 TijdBesparen

Een project maken

Stel je doelen SMART

Bart Kappers, Trainer / Consultant

Geplaatst op

Complexe verkoopdoelen stellen

Het blijkt vaak dat we als professionals moeite hebben complexe doelen te realiseren. Dit komt omdat we deze vaak niet zien als een project.

Een maand geleden trainden we in een organisatie waar de verkoopstaf complexe verkoopdoelen had gesteld aan de accountmanagers. Verschillende, ook ervaren verkopers haakten af, omdat ze in de veelvoud van informatie geen duidelijke lijn hadden uitgezet naar het doel.

In deze editie leren we handig om te gaan met een massa informatie en ingewikkelde doelstellingen, door ermee om te gaan als een project. We baseren veel van onderstaande tips op de theorieën van David Allen en Stephen Covey.*

Stap 1. Begin met het eind voor ogen

Stephen Covey schreef: ‘Begin met het Eind voor ogen.’ Laten we dat doen. Pak een A4-papier en bepaal je eindresultaat. Wat wil je bereiken? Wat is succes in deze situatie? Omschrijf dit doel het liefst SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Door je doel te bepalen stel je vast waar je naartoe wilt.

Stap 2. Met welke regels moet ik rekening houden?

Wanneer je manager of ondernemer bent, kun je de meeste regels zelf schrijven. Maar ook dan is het slim het budget, de kwaliteit en bijvoorbeeld de levertijd van tevoren helder te definiëren. Wanneer we voor iemand werken is het essentieel vooraf te vragen welke eisen voor dit specifieke project gelden.

Stap 3. Inventariseer oplossingen en kies de beste

Je hebt in stap 1 de gewenste situatie in kaart gebracht. Zodra jouw brein weet waar je naar toe wilt, maakt het eenvoudig de stap van de huidige situatie naar de gewenste situatie.

Vaak zien we dat mensen dan gelijk aan de slag gaan. Toch is het belangrijk eerst een stap terug te doen door te inventariseren of er betere oplossingen voor handen zijn.

De één inventariseert graag door middel van een brainstorm, anderen vinden het plezieriger een heidesessie met experts in te plannen en een derde maakt liever individueel een mindmap. Maar welke manier van inventariseren je ook kiest; toets de oplossingen gedurende het proces continu aan het bepaalde eindresultaat.

Stap 4. Maak specifieke taken

Het eindresultaat staat vast en nu ook de route ernaar toe. Mooi. Het is nu zaak deze hele brok werk op te delen in makkelijk uit te voeren taken. David Allen heeft hier een goede oplossing voor. Hij zegt: "Start vanaf het eindresultaat en werk naar het heden toe. Dit doe je door jezelf bij elke stap af te vragen: … dus wat is mijn volgende actie?"

Een voorbeeld

Een junior-accountmanager bij een verzekeringskantoor krijgt van zijn manager als doel 14% meer omzet te behalen in het komende jaar. Hoe werkt hij dit doel slim uit?

Onze junior gaat hulp vragen aan diverse mensen en kiest 3 manieren om zijn omzet te verhogen. Hij gaat referenties opvragen bij bestaande klanten, hij wil een commerciële training volgen en hij start een actie op bij een specifieke doelgroep.

Voor elk project schrijft hij de taken uit om het project te realiseren.

Hieronder een weergave van zijn project voor het volgen van een commerciële training. Let op: hij schrijft eerst de doelstelling van dit project op en vervolgens werkt hij stapsgewijs naar beneden door zichzelf steeds de vraag te stellen:

 ... dus wat is mijn volgende actie?

 

 Projecten doen Excellent Commerciele Trainingen1

Op deze manier werken is eenvoudig. Je noteert iedere taak die je moet uitvoeren om de vorige stap te verwezenlijken. Je doet dit totdat de taak te simpel wordt, zoals bijvoorbeeld: - pak de telefoon - of - open het mailprogramma.

Het schept een heldere focus op de taken die gedaan moeten worden. Het is een compleet actieplan, waarin eenvoudig milestones en deadlines kunnen worden aangebracht. En ... je hoeft niets meer te onthouden. Alles staat op papier. Heerlijk.

Hoe omschrijf je een taak?

Een taak omschrijf je alsof hij al gerealiseerd is (zie de taakomschrijving in het bovenstaande plaatje). Dit kost je een paar seconden, maar het voorkomt vaagheid in je denken. Zet hierna een pijltje [-->] en noteer vervolgens de concrete, fysieke actie die bij deze taak hoort (bellen, mailen, opzoeken etc.).

Stap 5. Plan de taken in je agenda of zet ze op je takenlijst

Kleine taken die binnen 3 minuten kunnen worden gedaan, handelen we gelijk af. Taken die meer tijd vragen, plannen we direct in de agenda.

Bij grotere projecten maken we een projectmap. Dat gaat prima met een hangmap, maar je kunt projecten ook prachtig organiseren in Outlook of Entourage voor Mac.

Hoe je het ook vorm geeft, zaak is dat je iedere week mimimaal één keer per week jouw projectmappen doorneemt en de taken die je de komende dagen wilt doen plant in je agenda of op jouw takenlijst zet.

En zo heb je weer een project op het startblok.

Zit je je project achter de broek?

Laat je project niet opdrogen, maar stuw het voort. Geef je project continu aandacht en doe elke dag D.E.R.K.

DERK staat voor: Doe Eerst Rot Klus. Hoed je voor vluchtklussen. Leg daarom je projectmap voor de volgende dag klaar en arceer alvast de moeilijkste taak, zodat je die job morgen gelijk kunt afwerken.

Waarna je, met een heerlijk gevoel, veel mooiere klussen kunt gaan doen.

Samenvatting

Stel je doelen SMART. Beschouw een complexer doel als een project, niet zomaar als een taak op zich. Moeilijk bereikbare doelstellingen en projecten knip je in behapbare, fysiek uit te voeren taken. Hierdoor wordt ook een complexer doel makkelijk te realiseren.

Tot slot

We komen graag eens koffie drinken en maken voor jou inzichtelijk hoe je een complexer doel makkelijk kunt realiseren! Neem dan vrijblijvend contact met ons op via onderstaand formulier of telefonisch via 055 - 301 53 19.   

Goede zaken toegewenst en veel plezier ermee!

Bronnen:

* (Covey at al 1990 - Seven habits of highly effective people®);

* (Allen at al 2001 - Getting Things Done).