0. LSS kleur

De organisatie van een vakbeurs

11 succesfactoren

Chris Loos, Trainer / Consultant

Geplaatst op

Kritische succesfactoren: 11 parameters

Veel van u zijn volop bezig beurzen te organiseren. Een hectische en chaotische tijd.

Deadlines komen heel dichtbij en vergaderingen worden grimmiger. Steeds vaker, op hele rare momenten, schieten ons dingen te binnen die we vandaag persé niet mochten vergeten en toch niet zijn gebeurd.

We zitten heerlijk op schema!

Zou het niet geweldig zijn de komende beurs vol energie te starten? Dat alles 3 dagen voor de beurs helemaal klaar is en de standbemanning daardoor direct op de eerste dag al concreet scoort?

Het kan echt

Een project starten en uitvoeren is prima te doen als u weet hoe. In dit artikel gaat het om wat u moet weten om de juiste componenten, voor de organisatie, op de juiste plaats te zetten.


Een Project bestaat uit:

  1. Een mindmap
  2. Een actieplan met taken
  3. Het organiseren van de taken in uw agenda

We starten met het vakbeursproject door een mindmap te maken. Er zijn 11 waardevolle parameters die u in uw brainstorm kunt gebruiken.

11 parameters

1. De boodschap

Op de beurs zijn u 2 à 3 seconden per bezoeker gegeven om de aandacht naar u toe te trekken. Aantrekkingskracht hangt van uw stand af, uw medewerkers en van uw presentatie. Op beurzen draait het om communicatie.

In 3 stappen kunt u grofweg de koers van uw communicatie uitzetten:

Stap 1. Welke doelgroep heeft interesse in mijn product of dienst (of wie zou interesse kunnen hebben)?

Stap 2. Welk probleem willen zij opgelost zien?

Stap 3. Wat zijn de argumenten waardoor mijn doelgroep tot een vervolgafspraak komt?

2. Meetbare beursdoelen

Iedereen hoort graag na de beurs dat hij het heel goed heeft gedaan. Het beoordelen van een standmedewerker kan echter alleen als deze medewerker vóór de beurs zijn doelen kent.

SMART doelen stellen

Vanuit het algemeen gestelde beursdoel formuleert u de dagdoelen. Bijvoorbeeld naar omzet, kwalitatieve gesprekken of afspraken per medewerker. Het beste is concrete smart - doelen te stellen. Hoe gaat u verdiepingslagen maken om het effect van een bepaalde beurs te meten?

3. Budget in euro’s en manuren

Bepaal naar aanleiding van de doelen wat de omvang is van het hele traject in een eerste prognose. Laat uw team tijdsblokken per week uitroosteren in hun agenda voor de voorbereidingsperiode – bijvoorbeeld 7 à 10 maanden.

4. Projectteam

Het heeft een grote meerwaarde om met een divers team een beurs te organiseren. Iedere discipline (productie – financiën – verkoop - marketing) geeft waardevolle input aan uw beursproject. Wie trekt u, naast de standbemanning, in het project?

5. Briefing standbouwbedrijf

Hoe beter het standbouwbedrijf is geïnformeerd, hoe beter het resultaat. Een briefing geeft minimaal informatie over uw doelstelling, uw bedrijf, de uitstraling, de beurs en de doelgroepen.

6. Uitnodigingsbeleid

Maak een brainstorm hoe u promotie wilt maken. Er zijn legio mogelijkheden. Van de beursorganisatie (zij hebben vaak goede middelen in hun promotiepakket) tot aan uitnodigen aan een specifieke doelgroep door kortingskaarten of gratis toegangskaarten.

7. Train uw standbemanning

Doel: meer en betere afspraken. Beursverkoop is anders dan verkoop bij de klant aan tafel. Hoe gaat uw team uw boodschap vertalen in een juist gespreksscenario? Een gesprek waarmee zij de pijn, het budget en het klantprofiel (o.a. de N.A.W – gegevens) van uw bezoekers kunnen kwalificeren?

Welke pitch (korte krachtige bedrijfspresentatie) sluit aan bij deze specifieke bezoeker? Een pitch voor een ondernemer is anders dan die voor een manager. Hoe draagt uw presentatie bij om de timing (of toekomstige aankoopplannen), de bedrijfsgrootte en bezwaren boven water te krijgen?

Uw standbemanning maakt voor 80% van uw beurs een succes of niet.

8. Wie heeft welke functie?

Een duidelijke taakverdeling van de standbemanning zorgt ervoor dat iedereen weet wat hij moet doen op welk moment van de dag. Wie heeft welke rol? U kunt o.a. denken aan: 1. de rol van host (gastvrouw en gastheer), 2. de accountmanager (de commerciële rol om de bezoeker te kwalificeren) en 3. de rol van vakspecialist die met inhoudelijke knowhow zware materie eenvoudig uit kan leggen.

9. Basisgegevens

Om goede follow-up te doen moeten de gegevens van de bezoekers geïnventariseerd worden. Hoe gaat u dat doen? Wenst u digitaal de klantgegevens in te vullen of wilt u de accountmanagers zelf een formulier in laten vullen? En, welke gegevens wilt u van de bezoeker? Daarbij, is het niet verstandig iedere accountmanager een eigen logboek in te laten vullen na het gesprek met de klant?

10. De pers en uw communicatieplan

Nieuws of publicaties kunnen interessant zijn voor een (vak)tijdschrift, een krant of de niet gedrukte media. Niet alles heeft nieuwswaarde, maar goede content, de lancering van een nieuw product, acquisities en goede resultaten zeker wel. Daarbij voelen persartikelen voor de lezer meer onafhankelijk en landen daarom vaak goed bij de lezer. Wat doet u aan uw persmogelijkheden?

11. Stopping power

Een blikvanger die uw doelgroep aanspreekt, zorgt niet alleen voor een goede herinneringswaarde, maar zorgt ervoor dat de juiste bezoekers uw stand aandoen. Wat heeft uw voorkeur? Luchtige demonstraties, een beroemdheid uitnodigen, visuele multimedia en digitale advertenties, duidelijke slogans, brochures, flyers of uitnodigingen voor een interessante workshop na de beurs?

Misschien denkt u wel aan een animatie. Een muziekcombo, een energieke presentator of mimespelers. Er zijn meerdere criteria voor het welslagen, maar het moet zeker de specifieke doelgroep aanspreken. Professionaliteit moet op de eerste plaats blijven staan, maar het blijft een feit dat een vrolijk mens eenvoudiger koopt.

Gezondheid en conditie

Standwerk is een van de zwaarste marketingmethodes. In een vreemde omgeving worden uw medewerkers geacht andere werkzaamheden, zeer geconcentreerd - vaak staande - te doen in een toch veelal warme omgeving. Hoe gaat u vermoeidheid en motivatie op hoog niveau houden?


Tot slot ...

Zijn projecten soms moeilijk te organiseren? Zonder een goed systeem zijn grote projecten zwaar en moeilijk voor te bereiden. Daarom hierover volgende keer meer.

We komen graag eens koffie drinken en maken voor u inzichtelijk waar uw kansen op verbeterd sales rendement liggen! Neem dan vrijblijvend contact met ons op via onderstaand formulier of telefonisch via 055 - 301 53 19. 

Goede zaken toegewenst!