Projectiek

Hoe pakt u de organisatie van een groot project slim aan?

Stel een roadbook samen

Chris Loos, Trainer / Consultant

Geplaatst op

Grote projecten zijn soms zwaar en moeilijk. We werken hard. Logisch. Iedereen ziet het wanneer we het fout hebben aangepakt. Dus buffelen we door. Ook in de late uurtjes.

Zonder een goed systeem is organiseren erg taai en ongezond. Het heeft zijn effect op de teamgeest, ook op de omzet en dus ons totale functioneren. En dat met al die inspanning. Heel frustrerend.

In deze editie kijken we welke fouten het meest worden gemaakt bij het organiseren. Daarna komen 3 tips aan de orde om een dergelijk complex (beurs) project in no-time te organiseren.


De vier meest gemaakte fouten

1. Te laat gestart

Iets wat moeillijk is, stellen mensen vaak uit. Het project blijft liggen en geeft ons onbewust stress, omdat ons brein ons hier aan blijft herinneren.

Starten we te laat het traject op, dan wordt vaak te weinig draagvlak gecreëerd. Hierdoor kunnen we wachten op slecht gemotiveerde standwerkers, een beroerde follow-up en ... weinig omzet. Jammer. Er zat veel werk in, veel geld, maar helaas een flinterdunne opbrengst.

2. Inefficiënte / vage beursdoelstellingen

Een voorbeeld.

Vaak horen we als doel van onze klant: 'We willen veel nieuwe klanten maken.'

Prima doel? Nee. Hoe meet je – veel - nieuwe klanten? Een dergelijke - niet specifieke - doelstelling zorgt ervoor dat uw standwerkers zomaar wat doen of niet doen en dus de plank misslaan. De verkoper met de meeste visitekaartjes wordt kampioen, niet de verkoper met de beste profielen of met de meeste afspraken.

3. Alleen dobberen

Veel marketing-, verkoop,- of communicatiemanagers hebben het organiseren van een beurs in hun functieomschrijving staan. Zij worden gezien als de deskundige en er wordt gemakshalve aangenomen dat zij dan ook prima kunnen organiseren.

Helaas. Vaak ligt de expertise van deze managers juist op creatief gebied. Niet zelden is structuur en een procesgerichte aanpak hun zwakke punt.

4. Wát moet worden georganiseerd?

Het onderliggende euvel is vaak dat u gewoon niet weet welke kerngebieden u moet organiseren en daardoor heeft u geen overzicht van wat er moet gebeuren. Hierdoor ontstaat onzekerheid, stagneert het project, waardoor de doelen niet bereikt worden waarvoor uw bedrijf u verantwoordelijk heeft gesteld.


Wat kunnen we doen?

  1. Schakel een expert in die uw standbemanning traint en die u in een paar uur de inzichten geeft om de beurs een succes te laten worden. Heeft u binnenkort een beurs? Bel dan (055) 301 53 19.
  2. Lees in het artikel 'De organisatie van een vakbeurs' wat de kritische succesfactoren zijn voor een perfecte beursvoorbereiding.
  3. Stel een roadbook samen. Een roadbook is een ander woord voor een routebeschrijving. Het is een programmaboek wat u per uur informeert wie wat doet. Het helpt u details een plek te geven en geeft uw standbemanning de route naar een succesvolle beurs.

Wat staat in een roadbook?

  • De doelen waarom uw organisatie meedoet
  • De doelen per persoon zodat iedereen zijn taak gericht kan uitvoeren
  • Wie wanneer gaat lunchen (zodat niet iedereen op piekuren in het restaurant zit)
  • Methodieken om goede resultaten te behalen
  • De verkoopargumentatie van de nieuwe producten (zodat echt iedereen goede eerste informatie kan geven)
  • Een smoelenboek met mobiele nummers wanneer de standwerkers elkaar nauwelijks kennen
  • Wie is per dag verantwoordelijk voor diefstalgevoelige artikelen
  • Praktische informatie over parkeermogelijkheden, toiletten, restaurant, beursplattegrond en info over de beursorganisator
  • Uw beursetiquette met regels wat wel en niet kan (van orde en netheid, het al dan niet bellen en verwerken van orders tot alcoholgebruik en kledingvoorschriften)

Efficiënt organiseren is pittig

Veel van ons vinden het lastig grotere projecten te starten. We moeten veel informatie verwerken, veel beslissen en hebben zelden een goed systeem om mee te organiseren. We weten niet goed hoe we het aan moeten pakken, daarom verliezen we snel overzicht en grip op de situatie.

Vooral als organiseren ons niet ligt of wanneer we het nog niet vaak gedaan hebben. Dat geeft niet als u het organiseren van een vakbeurs maar ziet als een project.

Tot slot ...

Een project zijn meerdere taken die u moet uitvoeren om uw doel te bereiken. Er zijn prachtige digitale mogelijkheden om iets te organiseren, bijvoorbeeld in Outlook. Maar ook met een eenvoudige hangmap kunt u vrijwel alles organiseren.

We komen graag eens koffie drinken en maken voor u inzichtelijk waar uw kansen liggen! Neem dan vrijblijvend contact met ons op via onderstaand formulier of telefonisch via 055 - 301 53 19.