Telefonische acquisitie: de juiste contactpersoon vinden

Telefonische acquisitie begint soms niet met bellen, maar met een kort bedrijfsbezoek. Ben je in de buurt van een interessante potentiële klant? Dan kun je bij de receptie of het secretariaat achterhalen wie over jouw onderwerp gaat, welke functie die persoon heeft en wanneer telefonisch contact het beste past. In dit artikel lees je hoe je dat bezoek aanpakt en de telefonische opvolging voorbereidt.

Op bezoek

Bij grote orders denk je op lange termijn en werk je strategisch. Wil je een interessante potentiële klant benaderen? Plan dan eens een kort bezoek wanneer je toch in de buurt bent.

Zo'n bezoek heeft twee doelen:

1. De juiste contactpersoon achterhalen en relevante informatie achterlaten.
2. Vragen om een visitekaartje of zakelijke contactgegevens en het beste moment om telefonisch contact op te nemen.

Je hoeft tijdens dit bezoek nog niets te verkopen. Het gaat erom dat je de juiste persoon vindt en jouw volgende contactmoment goed voorbereidt.

Doel 1: achterhaal de juiste naam of namen

Stap zelfverzekerd en vriendelijk binnen. Stel jezelf voor aan de receptionist of medewerker van het secretariaat en vraag om hulp.

'Goedemorgen, ik ben [naam] van [bedrijf]. Zou u mij even willen helpen?'

Vertel kort waarom je langskomt en vraag voor wie je de informatie kunt achterlaten.

'Ik heb interessante informatie over [jouw dienst of product]. Wie houdt zich daar binnen jullie organisatie mee bezig?'

Nu kunnen zich twee situaties voordoen.

Scenario 1: je krijgt geen naam of medewerking

Dat gebeurt regelmatig. Niet iedere medewerker mag zomaar namen of contactgegevens doorgeven. Blijf daarom vriendelijk en probeer te achterhalen hoe je de juiste persoon wel kunt bereiken.

'Ik begrijp dat u niet zomaar namen doorgeeft. Wat is bij jullie de gebruikelijke manier om informatie over [onderwerp] bij de verantwoordelijke collega te krijgen?'

Misschien krijg je alsnog een naam. Maar ook een afdeling, een algemeen contactadres of een afgesproken contactprocedure kan je verder helpen.

Probeer geen discussie te winnen. Je wilt medewerking krijgen, niet weerstand oproepen.

Scenario 2: je krijgt de naam

Mooi! Maar controleer wel of je met de juiste persoon te maken hebt. Vraag naar de functie en probeer te achterhalen welke rol deze persoon speelt bij het onderwerp waarvoor je langskomt.

Denk bijvoorbeeld aan vragen als:

• Welke functie heeft deze persoon binnen de organisatie?
• Is deze persoon verantwoordelijk voor het onderwerp?
• Zijn er nog andere collega's betrokken bij de besluitvorming?

Let op: je eerste contactpersoon hoeft niet degene te zijn die uiteindelijk beslist. Soms is het juist de inhoudelijk verantwoordelijke die je helpt om bij de juiste beslissers aan tafel te komen.

Doel 2: vraag om het visitekaartje en het beste contactmoment

Heb je de juiste persoon achterhaald? Dan ben je al een flinke stap verder. Tijd voor het tweede doel: ontdekken hoe en wanneer je die persoon kunt bereiken.

Je kunt bijvoorbeeld vragen of er een visitekaartje of een geschikt zakelijk contactadres beschikbaar is.

Vraag vervolgens wat doorgaans een goed moment is om contact op te nemen.

Soms krijg je een concreet tijdstip. In een enkel geval wordt de contactpersoon er zelfs bij geroepen. Een mooie kans om kort kennis te maken en, wanneer daar belangstelling voor is, meteen een vervolgafspraak te maken.

Van bedrijfsbezoek naar telefonisch contact

Met een naam en een geschikt belmoment ben je er nog niet. Je weet nu wie je wilt spreken, maar heb je ook een goede aanleiding voor het gesprek?

Noteer daarom na het bezoek wat je hebt ontdekt: de naam, functie, contactroute en het beste belmoment. Bedenk vervolgens waarom jouw onderwerp voor deze persoon relevant kan zijn.

Vertel bij het bellen gerust dat je eerder bij de receptie bent geweest. Maar wek niet de indruk dat je elkaar al kent of dat er een afspraak is gemaakt.

Een bedrijfsbezoek opent de route naar de juiste persoon. Jouw telefonische aanpak bepaalt vervolgens of die persoon ook met je in gesprek wil.

Wil je weten hoe je zo'n gesprek goed voorbereidt en opent? Lees dan ook 3 groeiversnellers voor meer afspraken via telefonische acquisitie.

Tip: houd het bezoek eenvoudig

Neem alleen mee wat je echt nodig hebt, bijvoorbeeld je agenda, een visitekaartje en een korte brochure. Houd het bezoek compact en vergeet niet om de medewerker van de receptie of het secretariaat hartelijk te bedanken.

Juist zo'n persoonlijk contact kan waardevolle informatie opleveren en een verrassend goede eerste stap zijn naar een nieuwe klant.

Hoe kom jij vaker bij de juiste klant aan tafel?

Je hebt een interessant bedrijf op het oog, maar komt niet bij de juiste persoon. Of je krijgt diegene wel te spreken, maar een afspraak blijft uit. Waar zit het knelpunt in jouw aanpak?

Leg jouw situatie voor aan een van onze trainers. We bespreken hoe je nu contact legt, waar het vastloopt en wat je anders kunt proberen. Zo krijg je advies dat aansluit op jouw klanten en de gesprekken die jij daadwerkelijk voert.

Krijg advies over jouw acquisitieaanpak. Liever eerst bekijken wat je bij ons kunt leren? Ontdek onze Training Telefonische Acquisitie.